Con el auge del trabajo remoto, cada vez más empresas deciden contratar talento en diferentes estados de Estados Unidos. Esta expansión ofrece muchas ventajas: diversidad, acceso a habilidades específicas y flexibilidad.
Sin embargo, también implica una serie de responsabilidades legales, fiscales y administrativas que no se pueden ignorar.
Contratar empleados en otros estados no es tan simple como enviar una oferta y comenzar. Es necesario preparar bien el terreno para cumplir con las leyes locales y evitar riesgos a futuro.
En este artículo te explicamos, paso a paso, qué debes hacer para contratar de forma correcta a empleados remotos en otros estados de EEUU.
1. Registrar tu empresa en el estado donde trabajará el empleado
Cuando contratas a alguien que reside en otro estado, tu empresa debe registrarse formalmente allí. No importa si no abres una oficina física; simplemente el hecho de tener un empleado trabajando en ese estado crea lo que se llama un nexo comercial (nexus).
¿Qué implica el registro?
Primero, tendrás que completar un proceso conocido como “foreign qualification” o “foreign registration”.
Esto significa que debes notificar al gobierno de ese estado que tu empresa, registrada en otro lugar, ahora tiene actividad allí.
Generalmente, este trámite se realiza ante la Secretaría de Estado (Secretary of State) del estado correspondiente. También deberás:
- Pagar una tarifa de registro.
- Designar un agente registrado (registered agent) que tenga una dirección física en ese estado y pueda recibir notificaciones legales en nombre de tu empresa. En Rex Legal ofrecemos este servicio. Conoce más aquí.
Consejo: No todos los estados manejan los mismos requisitos. Algunos son bastante ágiles (como Texas), mientras que otros pueden ser más estrictos (como California o Nueva York). Conviene revisar cada caso individualmente.
2. Cumplir con las obligaciones fiscales estatales y locales
La contratación de empleados en un nuevo estado activa varias obligaciones fiscales. No basta con pagar el impuesto federal; ahora debes considerar:
Retenciones de impuestos estatales
Cada estado tiene su propio sistema de impuestos sobre la renta. Deberás:
- Registrarte en el departamento de impuestos del estado para poder retener el impuesto de los sueldos de tu empleado.
- Hacer las remesas correspondientes en los plazos establecidos.
Impuestos de desempleo estatal (SUTA)
Además, tendrás que registrarte para pagar el Seguro de Desempleo Estatal (State Unemployment Tax Act, o SUTA).
Cada estado tiene tasas diferentes y en algunos casos, la carga impositiva puede ser significativa, especialmente si tu empresa tiene poca historia en ese estado.
Consideraciones locales
Algunas ciudades o condados, como Nueva York o Filadelfia, también imponen impuestos locales adicionales sobre los ingresos o la nómina.
No olvides: Cada nueva jurisdicción puede implicar diferentes formularios, calendarios de pago y reportes. Un error en estas áreas puede resultar en multas innecesarias.
3. Ajustar los procesos de contratación y verificación de empleados
No todos los estados permiten los mismos métodos de verificación de antecedentes o exámenes preempleo.
Por ejemplo:
- Algunos estados limitan el uso de antecedentes penales para tomar decisiones de contratación.
- Otros tienen regulaciones estrictas sobre pruebas de drogas, especialmente para trabajos remotos.
Además, recuerda que, a nivel federal, debes seguir cumpliendo con el Formulario I-9 para verificar que el empleado está autorizado para trabajar en Estados Unidos.
Consejo: Asegúrate de revisar no solo la ley federal, sino también las regulaciones específicas del estado donde reside el nuevo empleado.
4. Alinear la nómina y beneficios laborales con las leyes estatales
Cada estado tiene su propia legislación en materia de salarios y horarios de trabajo. Al contratar empleados remotos, no puedes aplicar únicamente las normas de tu estado sede.
Debes verificar:
- Salario mínimo: Hay estados y ciudades con salarios mínimos superiores al federal.
- Pago de horas extras: Las reglas sobre el pago de tiempo extra pueden variar, tanto en la tasa como en el momento en que se activa (por ejemplo, después de 8 horas por día o 40 horas semanales).
- Frecuencia de pago: Algunos estados requieren que pagues a tus empleados semanalmente o quincenalmente.
- Descansos y almuerzos: Varios estados tienen leyes que obligan a otorgar pausas pagadas o no pagadas.
Última paga: También tendrás que seguir las leyes estatales sobre cuándo y cómo debes entregar el cheque final si el empleado renuncia o es despedido.
No cumplir con estas reglas puede derivar en demandas laborales costosas.
5. Asegurar los seguros obligatorios: WCI y más
Cuando contratas en otro estado, probablemente tengas que adquirir:
- Seguro de compensación laboral (Workers’ Compensation Insurance): Obligatorio en casi todos los estados para proteger a los empleados en caso de accidentes de trabajo.
- Seguro de discapacidad: Algunos estados, como Nueva York y Nueva Jersey, exigen además seguros de discapacidad de corto plazo.
También tendrás que actualizar tu póliza de beneficios (salud, dental, visión, etc.) para garantizar que tu nuevo empleado esté cubierto en su ubicación.
Atención: No todos los seguros nacionales cubren empleados en todos los estados. Debes verificarlo o trabajar con brokers que te asesoren correctamente.
6. Cumplir con las leyes de privacidad y protección de datos
Si tu nuevo empleado reside en un estado con leyes estrictas de privacidad (como California con su CCPA), deberás adaptar tus políticas de manejo de datos personales.
Algunas prácticas recomendadas incluyen:
- Implementar acuerdos de confidencialidad (NDA) sólidos.
- Establecer protocolos de seguridad de la información.
- Asegurar que cualquier software que uses para recursos humanos cumpla con la normativa vigente.
7. Pensar en la experiencia del empleado remoto
Más allá del cumplimiento legal, integrar correctamente a los empleados remotos es crucial para su éxito y compromiso.
Te recomendamos:
- Preparar un proceso de onboarding adaptado a trabajadores a distancia.
- Crear canales de comunicación claros y regulares (reuniones virtuales, chats, informes de progreso).
- Fomentar una cultura de inclusión y pertenencia, independientemente de la ubicación geográfica.
¿Cómo simplificar todo este proceso?
Gestionar múltiples registros y requisitos puede resultar abrumador. Para facilitar las cosas, puedes considerar:
- Contratar un PEO (Professional Employer Organization): Estas organizaciones asumen responsabilidades de nómina, impuestos, beneficios y cumplimiento.
- Usar un servicio de agente registrado: Especialmente si no tienes oficina física en el estado donde contratas.
- Adoptar software de nómina multijurisdiccional: Automatiza pagos, impuestos y reportes.
- Trabajar con asesores legales y fiscales especializados: Especialmente si planeas expandirte a varios estados.
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